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03 Office

Office Software effizient nutzen

Seit Jahrzehnten setzen wir Microsoft Office oder die entsprechenden Produkte von Google oder Open Office ein. Als Ausbildungbetrieb für die Kaufleute für Büromanagement stellen wir aber fest, dass die Qualität der Dateien eher abnimmt. Es scheint mehr Spaß zu machen, sich mit Instagram, Canvas etc. intensiver zu beschäftigen. "Saubere" Word- oder Exceldateien sehen wir immer seltener. Dabei kann hier eine gute Gestaltung nicht nur die Lesefreundlichkeit verbessern. Ein effizienter Einsatz von Excel kann unglaublich viel Zeit sparen.

Kollaborative Zusammenarbeit

Prozesse optimieren

Die weitreichend angewendeten Office-Produkte sind meist auch die Quelle für die Übergabe von Texten oder Daten. In den Arbeitsprozessen suchen wir gemeinsam nach den effizientesten Wegen in der Zusammenarbeit.

Beispiele:

  • Um Korrekturphasen bei Broschüren zu minimieren arbeiten wir zunächst auf der Basis von Word-Dateien zusammen, die schon in der Struktur und im Aufbau (Absatzformate) der späteren InDesign-Datei entsprechen. So kann unsere Kundschaft zunächst dort ihre Korrekturen selbst durchführen und dabei eben auch die Rechtschreibprüfung von Word nutzen.
  • In der Datenverarbeitung kann sehr gut Excel genutzt werden, um Rohdaten dynamisch zu prüfen und auch auszuwerten. Unsere Auftraggebenden können dann in Excel die Daten später beliebig ergänzen und verändern - die Auswertungen bleiben erhalten.
Schulung und Beratung

Neue Ideen durch neue Kompetenzen

Die besten Ideen entstehen, wenn Kompetenzen zusammenkommen. Das kann in einem Team passieren oder auch durch die Erweiterung von Kompetenzen. Wir unterstützen hier gerne, Ihren Handwerkskoffer im Kopf zu erweitern. Durch Schulung, Begleitung, Beratung.

Mit neuen Kenntnissen in Word oder insbesondere in Excel entstehen intern auch neue Ideen, wie man Arbeitsprozesse vereinfachen kann. Ein Grundverständnis der Struktur der Programme ist dann auch die Basis, selbstständig neue Dinge zu lernen. Wir vermitteln vernetztes Denken und diese Strukturen. Die Umsetzung von Formeln oder Formaten wird anschließend nachvollziehbar und selbstverständlich.

Word

Gewöhnlich werden meist eher 20 Prozent der Word-Funktionen genutzt. Dabei kann das Programm deutlich mehr, und dies kann außerordentlich viel Zeit sparen und Fehler vermeiden. 

Wir unterstützen Sie u. a. in Bereichen wie:

  • Barrierefreie PDF
  • Automatisierungen der Gliederungsebenen und des Inhaltsverzeichnisses
  • Formulare ohne Nachbearbeitung auf PDF-Ebene
  • Seriendokumente in Verbindung mit Datenfeldern
  • Umfangreiche Absatzformate, wissenschaftliche Arbeiten
  • Vorlagen mit hinterlegten Briefbögen (vektorisiert für optimale und kleine PDF Dateien)

Excel

Excel ist sicher das Office-Programm mit der größten Nutzungs-Effizienz. Die Zeitersparnis kann einfach enorm sein, wenn man sich ein wenig in die Formelwelt begibt.

Wir unterstützen Sie u.a. bei:

  • Aufarbeitung Ihrer Daten, dynamische Auswertungen
  • Erstellung strukturierter Daten auf Basis beliebiger Datenquellen
  • Validierung und Analyse, Prüfung / Controlling
  • Funktionen zur eigenen Weiterbearbeitung
  • Schnittstellen Serienbriefe
  • Visualisierung von Daten, dynamisch
  • Umfangreiche dynamische Auswertungen
  • Automatisierte Auswertungen auf Basis der Tabellenfilterung
  • ... und vieles mehr

Powerpoint

Powerpoint wird weiterhin gerne für Präsentationen genutzt. Es kommen hier aber immer öfter Online-Tools wie slides etc. zum Einsatz. 

Wir unterstützen Sie aber gerne in Ihren Powerpoint-Folien:

  • Masterfolien
  • Einbindung dynamischer Elemente
  • passende Auflösungen
  • grafische Elemente in korrekter Pixelgröße
  • Animation zur Präsentation
  • Einbettung externer Inhalte wie Youtube
  • Excel-Anbindung.

PDF

PDF-Dateien sind weiterhin das wichtigste Dateiformat zur Weitergabe von Informationen, die sich im Format für die Leser und Leserinnen nicht mehr ändern sollen. PDF-Dateien können aus allen Programmen erzeugt werden. Praktisch alle Geräte können dies Format lesen. Allerdings gibt es je nach Ziel auch verschiedene Anforderungen an die PDF, auch sehr strenge. Es gilt: je besser und sauberer die Originaldatei, desto besser die PDF.

Wir unterstützen Sie bei:

  • Druckvorlagenerstellung
  • barrierefreie PDF
  • PDF-Formulare
  • Präsentationen

Mailings

Mailings sind im Bereich der Kommunikation inzwischen fast verschwunden, Inhalte werden direkt auf Instagram, Facebook, Linkedin etc. veröffentlicht und erreichen dort die interessierten Menschen. Es kann aber Bereiche geben, in denen Mailings gewünscht sind, auch der ausschließliche Zugang zu den Informationen auf diesem direkten Weg. Gleichzeitig haben sich in den letzten Jahren für klassische Newsletter Online-Tools durchgesetzt, die die Generierung einfach und sehr gut machen. Es kann aber Gründe geben, wo man Informationen nicht online ablegen möchte oder auch die Kosten/Mail auf Dauer einsparen möchte.

Für diese Zwecke unterstützen wir Sie mit lokalen Lösungen:

  • Optimierung Datenbank Empfänger*innen, Prüfung und Statistik
  • Serienmailfunktionen
  • kostenfreier Mailversand
  • Anhänge, auch datensatzbezogen wie Rechnungen je Mailadresse